Secretarul interimar

După cum se menționează în studiul efectuat de diverse agenții de recrutare, profesia „secretar“ - unul dintre cei care sunt asociate cu cel mai mare număr de revizii și necesitatea de a se adapta la gestionarea programului de lucru. Acest grup include, de asemenea, conducătorii auto și reprezentanți ai altor specialități.

Cine este secretar?

Ea provine din latinescul, termenul „secret“, așa-numitele proxy-uri din Roma antică. Și apoi, mai târziu (la curte), ele erau doar oameni, uneori foarte inteligent reușește să ajungă la putere.

Ce face el?

In oameni, secretarul personal al directorului este imaginea stereotipă - frumusețea cu picioare lungi, capabil de a imprima practic pe computer, face cafea și răspunde la apeluri. Uneori, acest lucru se reflectă în glumele nu sunt prea decente de conținut. De fapt, profesia, „secretar“, precum și funcția de asistent într-o companie mare, presupune existența unui bagaj foarte serios de abilități, cunoștințe și anumite caracteristici de funcționare. Cu adevărat reprezentant al profesiei nu se poate face fără organizarea, diligență, punctualitate și diplomație.

Atribuțiile secretarului (asistent administrativ) include cunoașterea tuturor reglementărilor procedurilor legate, de management al documentelor, organizarea de birou, structuri de conducere, dreptul de proprietate bazele echipamentelor de birou, normele de protecție a muncii. numeroasele sale drepturi, responsabilități și tipurile de lucrări efectuate reglementează fișa postului. Ea - documentul principal al naturii juridice referitoare la activitățile angajatului. Fie ca este vorba în fiecare caz, este necesar, cu deplină responsabilitate.

Să aruncăm o privire la principalele secțiuni ale acestui document.

Care citește o instrucțiune compilate pentru asistentul administrativ

Dispoziții generale pe care le conține numele organizației, indică superiorii imediate și apel la care va înlocui secretarul în absența acestuia. Acolo veți găsi cerințele pentru vechime în muncă și calificarea angajatului, precum și o listă a tuturor documentelor de lucru necesare (reguli, standarde de stat, coduri și regulamente).

Funcțiile atribuite secretarului, sunt în secțiunea a doua (cu același nume). Aceasta include obligația de a pregăti documentele necesare, în conformitate cu manualul de instrucțiuni, înregistra, trimite și primi corespondență, să organizeze și să supravegheze activitatea de recepție, să păstreze managementul înregistrărilor documentare, și multe altele.

Pentru mai multe detalii despre activitatea sa pictat în secțiunea următoare - „Atributiile secretarului“ Este vorba despre siguranță și corespondența înregistrată, în ceea ce privește eliberarea certificatelor de diferite înregistrate de documentare, organizarea și pregătirea reuniunilor oficiale, copiere și imprimare, înregistrarea mesajelor pentru șefii din stânga în lipsa lui și informându-l cu privire la acestea, asigurând biroul companiei are nevoie de kantsprinadlezhnostyami.

Fiecare secretar acționează organizație poate avea propriile lor caracteristici, în funcție de specificul lucrării. Poziția lui poate suna ca un „secretar-funcționar“, ceea ce implică extinderea atribuțiilor de bază.

Despre Secretar Drepturile

Ce are dreptul de a secretarului? Conform instrucțiunilor, el este permis să ceară materialele care vor fi necesare pentru a lucra în diferite departamente ale companiei, pentru a determina ordinea de utilizare a acestora.

La fel ca orice alt angajat, secretarul personal al capului are dreptul de a lucra în condiții adecvate, care trebuie să îndeplinească cerințele standardelor de sănătate și siguranță la locul de muncă.

El este responsabil de asistent administrativ ce?

Este responsabil pentru menținerea confidențialității informațiilor, care sunt confidențiale, pentru calitatea documentației și transmiterea în timp util a conducerii sale, responsabil pentru gestionarea documentelor, siguranța bunurilor și a documentelor organizației, relație discretă cu managementul și personalul.

Următoarea secțiune a fișei postului indică ce atitudinea oficială și funcțional legăturile dintre un secretar și diferitele structuri ale companiei. Ca o regulă, o organizație mijlocii pentru a interacționa secretarului de probleme logistice (asigurarea rechizitelor de birou) cu departamentul administrativ și economic, pe document - cu celelalte unități și, desigur, în mod direct cu managementul.

Evaluarea de către secretarul pentru activitățile principale sunt criteriile alese, care sunt, de asemenea, reglementate de secțiunile relevante. În cele mai multe cazuri, aceste criterii sunt eficiența și diligență. Furnizarea și situații în care instrucțiunea este supusă revizuirii. Aceasta se poate întâmpla atunci când schimbați funcția sau structura organizației.

Pentru a rezuma

Atunci când angajarea o persoană desemnată în această funcție, sa întâlnit cu instrucțiuni oficiale, care enumeră toate atribuțiile secretarului. Să le amintim pe scurt din nou.

După trecerea în revistă lista sarcinilor, angajatul va semna în conformitate cu instrucțiunea se semnează de către cap. Rețineți că fiecare organizație poate sa versiune a instrucțiunilor, dar nici unul dintre ei nu ar trebui să fie contrară legislației în vigoare sau a standardelor de muncă acceptate.

Funcțiile grefierului

Specificul fiecărei instituții, după cum știm, are propria sa. Ceea ce, de exemplu, nu grefierul? Care sunt responsabilitățile sale pentru postul? Ele sunt multe:

în plus

Sarcinile îndeplinite de grefier, printre altele, includ:

• postarea de liste de cazuri pentru săptămâna;
• verifica participarea părților la o întâlnire;
• efectueze protocol de studiu;
• controlul primirea și transmiterea tuturor documentelor care apar în acest caz.

Secretari ar trebui să familiarizeze partea cu caz, pentru a monitoriza notificarea corespondenței primite, predarea chitanțe, avize, copii ale certificatelor și a altor documente importante. Acestea contribuie la reviste și cărți, la un sistem informatic, de imprimare trase prin acte de mână se referă la cazurile judecătorilor pentru revizuire și să le retragă după ea, și să dea titluri tivul de execuție și de a efectua multe alte lucruri de făcut în numele judecătorilor.

la cerințele grefierilor

• Documentele trebuie să fie numerotate și depuse.
• Afaceri de inventar și alte documente întocmite separat.
• fotografii și plicuri numerotată, în cazul eșecului, numerotarea începe din nou, numerele vechi sunt supuse Barat (nu corectat!).
• Toate corecțiile trebuie să fie certificate în conformitate cu forma acceptată.
• cazuri de acoperire sunt realizate din numele instanței, numărul de caz și titlul, numele părților, datele de începere și sfârșit, numărul de foi, și termenul de valabilitate.
• Stocurile sunt efectuate fie manual, fie pe calculator.

Ceea ce este necesar pentru a face secretar de școală?

secretar Școala - primul și cel mai important regizor asistent. El trebuie să îndeplinească toate ordinele și instrucțiunile autorităților referitoare la funcționarea instituției.

În principalele sale responsabilități se numără procedura de a face lucrurile cu privire la schimbările de personal (concediere, primire) de personal, de aprovizionare și expulzarea studenților. Sarcina lui - pentru a crea un document care regizorul va asigura semnătura lui. Dacă este necesar, secretarul trebuie să colecteze și să ia înapoi documentele semnate în intervalul de timp dorit, în vederea examinării autorităților superioare.

în plus

Mark, care conține instrucțiuni de secretar școli, spune, responsabilitatea imputată de a efectua (alte) comenzi suplimentare. Ce înseamnă?

Înseamnă acest lucru: Secretarul directorul școlii efectuează în alte scopuri decât cereri personale indicații. Acesta poate fi, de exemplu, apelul pentru un interviu student sau profesor, trimite e-mail, comision de remitențe, achiziționarea echipamentelor necesare pentru școală. Această listă este practic inepuizabilă, t. E. Secretarul sarcini la școală este foarte, foarte extinse.

În cazul în care școala nu oferă un contabil, probleme de management financiar este, de asemenea, responsabilitatea secretarului. Sarcina sa este de a trimite informații salariu, completați un card de raport, pentru a face ajustările necesare.

Ajuta-l pe secretarul poate solicita nu numai regizor, ci și la orice recepție vizitator. El este invocat pentru a imprima text, documente fotocopiate și specificați un număr mare de întrebări.

Dacă sunteți un asistent administrativ director general

În acest caz, sunteți printre specialiști, și să accepte și să vă va demite directorul, este va fi direct responsabil. Pentru a ajunge la această poziție, trebuie să aibă o diplomă universitară (sau cel puțin speciale secundar) educația, experiența în poziția de la 1 an. Dacă nu aveți timp - un certificat de secretari de prezență.

Trebuie să aibă competențe în domeniul de activitate economică și financiară, perspectivele de dezvoltare a acesteia, fluxul de lucru și de management de muncă, competențe informatice și echipamente de birou, traducerea într-o documentație de producție limbă străină, etica profesională.

Funcții și responsabilități

Trebuie să aibă grijă de toate serviciile de referință și de informații referitoare la documentația de companie. Precum și organizarea și supravegherea desfășurării procedurilor în ramuri individuale și divizii ale companiei. Nu e de mirare - nu ești un obișnuit secretar-grefier. Trebuie să fie capabil să documenteze servi cu promptitudine și organizarea activităților de gestionare și organele consultative. În cazul în care un inspector nu este disponibil pentru personalul - menține toate documentele de personal și de contabilitate.

Executiv nevoie general, director adjunct pentru pregătirea documentelor necesare pentru a asigura activitatea financiară și economică a întreprinderii, de a organiza lor de primire, înregistrare, înregistrare, stocare. El controlează corectitudinea pregătirii, adoptării și armonizarea tuturor înaintat spre semnare la gestionarea documentației întreprinderii. Luarea de măsuri pentru executarea la timp a calității ordinelor superiorilor, aduce informații direct interpreților, este analiza și dă un aviz cu privire la rapoarte și anchete, prin intermediul managementului.

În plus, secretarul funcțiilor este de a menține comunicațiile operaționale privind activitățile companiei cu cetățeni - persoane fizice și organizații individuale (atât publice, cât și comerciale). El ia vizitatorii pot desfășura activitatea de personal - de a emite fișiere personale, comenzi, înregistrări de muncă, acorduri (contracte), documentare de călătorie și certificat de incapacitate, conduită raport de carte și să emită certificate de salariu.

Din nou, cu privire la drepturile

Această poziție implică extins nu numai atribuțiile secretarului, dar, de asemenea, drepturile corespunzătoare acestora. În plus față de convenționale, acestea includ dreptul de a solicita materialele și informațiile necesare de la orice servicii companie funcționale și cere explicații pentru întârzierile în punerea în aplicare a sarcinilor de management. Apoi: Puteți solicita reprelucrare să prezinte documentele întocmite de normele de aplicare adoptate în încălcarea conformitate cu GOST 6.38-90 sau ISO - standarde internaționale de documente.

El are dreptul de a vederii în propriile lor documente de competență de locuri de muncă cu privire la activitățile societății de administrare, introducerea de gestionare a sugestiilor personale pentru a îmbunătăți activitățile organizației în domeniul managementului documentelor, utilizați cea mai recentă tehnologie de calculator.

Are acces la documente marcate „confidențial“ și poate interacționa cu oricare dintre personalul și serviciile întreprinderii, în scopul de a controla executarea deciziilor de management și că informațiile corecte.