Secretarul adjunct al ceea ce este

Figura principală a procesului de clericale - asistent administrativ. Sarcina cea mai importantă, care este pus în aplicare în exercitarea multe funcții - pentru a oferi asistență maximă la cap și-l economisind timp.

Prezența fișei postului - cea mai importantă condiție pentru organizarea rațională a muncii de secretariat. Luați în considerare caracteristicile asistentului administrativ fișa postului (a se vedea. App. 1.4).

În „General“ ar trebui să fie cercul strict limitat de persoane care sunt direct subordonate secretarului. Soluția optimă - subordonarea directă a asistent administrativ la o singură persoană. Ar trebui să se acorde lista cea mai completă a documentelor metodice, ghidarea asistentului administrativ în activitățile sale, de referință și alte beneficii.

Este necesar să se stabilească cerințele nu numai la alfabetizare asistent administrativ profesional, dar și pentru abilitățile sale profesionale (de exemplu, de imprimare, să întocmească documente utilizând mașini de copiere, să dețină un computer, etc).

Trebuie să fie determinată în mod exhaustiv de către secretarul interimar pentru fiecare dintre funcțiile realizate de aceștia (de birou, dactilografiere, comunicare, primirea de vizitatori, manager de serviciu, etc.). În cazul în care enumeră sarcinile pe care ar trebui să fie stabilite în mod clar, precis și fără echivoc, este recomandabil să se specifice acțiunile care decurg din aceste sau alte condiții sau rezultate ale unui set de responsabilități.

Secțiunea „asistent administrativ de responsabilitate“, ar trebui să indice responsabilitatea, pe care secretarul are pentru performanță incompletă sau necorespunzătoare a atribuțiilor lor, pentru utilizarea necorespunzătoare sau neutilizarea drepturilor lor. Trebuie avut în vedere faptul că unitatea de comandă nu este să lucreze pentru punerea în aplicare a care nimeni nu este responsabil.

Organizarea primirii de vizitatori - una dintre cele mai importante funcții ale secretarului. Când este executată secretarul exercită tact și capacitatea de a intra în contact cu vizitatorii, pentru a decide anumite probleme. Este necesar să se distingă trei grupuri de persoane la care capul se află în contact constant sau ocazional - este personalul agenție, reprezentanți ai altor organizații, cetățeni, al căror cap ia în soluționarea problemelor ce țin de competența instituției pe care o conduce.

Organizarea personalul de la recepție, este recomandabil să se respecte următoarele reguli.

În cazul în care un angajat insistă asupra necesității unei întâlniri cu capul în cel mai scurt timp alocat pentru recepție, asistent administrativ este obligat să raporteze acest lucru la cap, pentru a comunica numele angajatului și există un interes de întrebarea lui; în continuare asistent administrativ acționează în conformitate cu instrucțiunile capului, informându-i despre angajat.

În cazul în care ședința este convenită, secretarul informează șeful de la sosirea persoanei îi amintește că, în viitor, ajunge în conformitate cu instrucțiunile sale, dacă este necesar. În cazul în care numirea nu a fost, secretar constată, la care organizația a sosit persoana, numele său, obiectul și, după ce a evaluat informațiile, poate ghida o persoană într-o unitate structurală. În cazul în care problema poate fi rezolvată numai managerul, rapoarte asistent administrativ la cap și acționează în viitor, în conformitate cu instrucțiunile sale.

În nici un caz asistent administrativ nu ar trebui sosiri directe la cap, fără notificare. Prezentarea vizitatorului, asistentul administrativ trebuie să-l numele, titlul, organizația suna în mod clar.

În cazul în care perioada de pre-desemnat pentru a primi capul este absent din motive cunoscute asistent administrativ, asistentul administrativ este necesară în numele managerului să își ceară scuze, să explice motivul absenței sale (întârziere) și sunt de acord cu privire la următoarea reuniune.

În mod semnificativ diferite de sarcinile declarate ale secretarului organizației de primire a cetățenilor. În cele mai multe cazuri, acesta îndeplinește următoarele funcții:

• efectuează înregistrarea cetățenilor care doresc să fie acceptate de cap, în timp ce în formularul de înregistrare (carte) trebuie să conțină informații despre vizitator și documentele prezentate de acestea. asistent administrativ cu experiență poate indica lipsa documentelor necesare pentru examinarea cazului;

• asigură ordinea la recepție în timpul recepției (reglează comanda, preia la cererea șefului documentelor necesare, invită lucrătorii de mașini, etc.);

• Dacă este necesar, efectuează înregistrarea interviului cu capul unei persoane care sosesc la recepție, face un semn pe parcursul procedurii de pe card sau revista.

În pregătirea și organizarea de reuniuni de funcții asistent administrativ sunt după cum urmează:

• Pregătirea listei de participanți și pun la dispoziția oaspeților materialele necesare și materiale de scris;

• înregistrarea șefului raportului, pregătirea materialului ilustrativ;

• Înregistrarea participanților și să raporteze șefului numărului de participanți sunt în întârziere, lipsă, din motive de absență, etc.;

• păstrarea procesul-verbal sau procesul-verbal al reuniunii;

• selectarea materialelor pentru cap;

• executarea ordinelor de manager operațional, a primit în timpul ședinței;