Funcțiile administratorului de birou

Office manager - unul dintre personalul necesar în activitatea oricărei companii moderne. O gamă largă de responsabilități organizaționale include de specialitate-controlul funcției. Acesta a fuzionat simultan trei reprezentanți plenipotențiari: secretarul, office manager, administrator. Funcțiile managerului de birou sugerat în principal o mulțime de responsabilitate și un înalt simț al datoriei.

cerinţe de calificare

Managerul Instrucțiuni de birou TOR include dispozițiile necesare pentru ocuparea forței de muncă și punerea în aplicare în viitor. Primul lucru pe care ar trebui să aibă un pretendent la această poziție - este adecvată studii și calificare. Angajatul trebuie să aibă o diplomă de specialitate secundar, de licență sau de învățământ superior.

Abilitățile trebuie să fie prezente cunoștințe cu privire la birou și specificul muncii sale. Zonarea spațiilor - un factor important în funcționalitatea. În cazul în care managerul de birou este familiarizat cu principiile organizației, va fi ușor de controlat pozițiile individuale de muncă. Personalul trebuie să fie distribuite în locul său, în conformitate cu atribuțiile, astfel încât să se evite încălcarea alt loc de muncă. Managerul de birou trebuie să cunoască domeniul de activitate și gradul de responsabilitate a fiecărui specialist.

Funcțiile Office Administrator

Managerul este obligat să organizeze producția în mod optim confortabil în spațiile de birouri. În plus față de zonare, managerul are nevoie pentru a gestiona angajaților pentru a efectua în mod consecvent toate funcțiile fiecărui cadru. Elementele de bază ale activităților de birou se stabilesc de către administratorul de puncte:

• Selecția și plasarea de profesioniști.
• strategii și tactici de planificare pentru a utiliza.
• Construirea structurii organizatorice a biroului.

Pentru o stare de funcționare stabilă în birou trebuie să se asigure că fiecare cadru este avansat în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii puse în aplicare metode de motivare și de gestionare a strategiei sale. Dezvoltarea și punerea în aplicare a unor abordări inovatoare pentru îmbunătățirea calității și a productivității - manager de birou taxe.

comunicare de afaceri în cadrul comunității de lucru se bazează pe moralitate și etică profesională. Biroul Manager este persoana care a stabilit un exemplu de respect și angajații de ton politicos.

de control intern

Toate deciziile sunt controlate de către administrator. Controlul se efectuează în următoarele domenii profesionale:

• Introducerea și menținerea reglementărilor interne ale muncii.
• Respectarea normelor specifice de comunicare în cadrul companiei.
• Controlul culturii vorbirii în comunicarea cu clienții și partenerii de afaceri.
• Codul vestimentar - un punct important în cadrul companiei. Angajații trebuie să poarte forma corespunzătoare, care stabilește standardele mediului de afaceri și cerințele companiei charter.

Managerul de birou, ale cărui atribuții includ managementul personalului și controlul asupra activităților, ar trebui să dezvolte propria metodă de evaluare a organizării și a structurii calității muncii. Pentru fiecare angajat este impusă răspunderea disciplinară în cazul unor încălcări ale reglementărilor de muncă și etica muncii. O astfel de responsabilitate și de gestionare de sine. Prevention Tulburări ale sistemului, căile de soluționare a conflictelor cu managementul și alți angajați, metode de stimulente morale dezvoltate de către administrator.

taxe îngrijitor

Șeful funcții pot, de asemenea, servi ca administrator de birou. În acest caz, este necesar să se prevadă de personal și facilități de consumabile necesare. Fiecare angajat ar trebui să aibă o insignă și cărți de vizită la persoana sa, numele, din titlu, informații de contact, puteți afla întotdeauna și să aplice în mod corect. Fata de specialitate - persoana si de birou al companiei.

Consumabile de papetărie efectuate în mod regulat și responsabilitatea managerului de birou. Planurile economice sunt elaborate pentru a se asigura că produsele bazate pe numărul de produse livrate la companie, costul de achiziții în vrac și programe de rabat. aprovizionare constantă de materiale de birou, inclusiv produse din hârtie și cheltuielile pentru echipamente, efectuate cu încheierea de tranzacții cu furnizorii de servicii și companii cu participarea directă a managerului de birou. Fluxul de mărfuri este monitorizată și înregistrări de plată. Emiterea de papetărie și accesorii realizate cu numirea factorilor de decizie de personal și prezența schemelor și procedura de distribuire a valorilor economice.

Toate echipamentele sunt controlate îngrijitor, în acest caz, managerul de birou. responsabilitățile de locuri de muncă includ monitorizarea stării de lucru a mijloacelor tehnice de comunicare. În cazul vehiculelor și a mașinilor de degradare solicită companiei de servicii sau de specialitate repararea și verificarea rezultatelor muncii sale. Acest control are loc la livrarea de echipamente noi în birou.

Inventarul de echipamente si consumabile de birou efectuate de manager prin verificarea periodică și starea tehnică a avea o proprietate economică cu datele contabile.

Sub responsabilitatea gestionării sprijinului economic gestionează fondurile alocate pentru achiziționarea de produse de birou esențiale de companie și umple nevoile instalațiilor tehnice. Îngrijitor organizează evenimente deliberative logistice, conferințe, întâlniri.

Secretarul și obligațiile sale

Toate aceste procese-cheie în managerul și deciziile sale trebuie să fie formalizate, și, prin urmare, responsabilitatea managerului de birou, un secretar în regim de întreținere documentar de o parte. Fiecare document, în funcție de scopul, are forma și structura de desen. Numai în cazul în care decizia sau planul va avea o bază legală și să își asume punerea în aplicare strictă a tuturor elementelor. Deci a construit o activități clare și coordonate ale companiei.

Colaborare și Integrare

Secretar-manager organizează o întâlnire și recepție. Partenerii de delegație și de comitet și clienții - importante vizitatori ai companiei. Din aceste activități societatea și dezvoltarea acestuia depinde în mod direct. Comunicarea are loc la nivel de afaceri, folosind etică prietenoase formale, fără a trece pe comunicare personală și interacțiune - numai locul de muncă. Oficiul Managerul ar trebui să simbolizeze cultura și respectul nu numai ca reprezentant al guvernării, dar, de asemenea, firma în ansamblu. Primirea și transmiterea de informații de contact sunt făcute direct de către secretarul. Pentru cooperare și probleme importante de interacțiune sunt schimbate cărți de vizită, analiza și de depozitare a departamentului. corespondenta cu partenerii de afaceri și ramuri sunt responsabilitatea managerului de birou. Ei au făcut electronic și curier pentru a trimite materiale necesare, primirea și analiza informațiilor, corespondența de afaceri.

Managerul în structura de management

Gestionarea în cele mai multe cazuri, este direct subordonat directorului general al companiei și conducerea superioară. Responsabilitățile și drepturile prevăzute de autorități, care sunt monitorizate. Sarcinile managerului de birou pentru un raport de sinteză este parte a organizației-a avut loc în interior, obținerea de rezultate de performanță și dificultățile întâmpinate în activitățile de exploatare și întreținere. Ei fac sugestii pentru îmbunătățirea condițiilor, problemele economice și de afaceri pentru achiziționarea de echipamente și materiale, tratarea în mișcare, vârf de cuțit, ardere lucrătorilor. Transferat la acțiunea disciplinară și promovarea distinși experți.

instruire expert

Angajarea unui nou manager este însoțită de pregătirea și adoptarea unui set de responsabilități, drepturi și responsabilități. Manual de Operations Manager include o listă completă a tuturor normelor și reglementărilor de mai sus pentru funcționare și organizare, aceasta include, de asemenea, persoane fizice sau posturi de administrator subordonat.

scara carierei

Office manager - una dintre cele mai căutate profesii. Eficientă profesională ar trebui să acorde o atenție considerabilă a resurselor umane, această cerință este responsabilitatea managerului de birou pentru CV-ul. În mod corespunzător selectat de conducere internă și de personal cu înaltă calificare va avea un impact pozitiv asupra dinamicii de dezvoltare a companiei.