Descrierea postului asistent administrativ

CJSC "Nero" Closed Joint-Stock Company "Nero"

1.2. Pentru funcția de asistent administrativ sunt numiți persoane cu studii superioare, medii de specialitate și o experiență de cel puțin 1 an sau part-time, dar sub rezerva trecerea cursurilor secretarilor.

1.3. asistent administrativ este numit și eliberat din funcție prin ordinul directorului general să prezinte un raport privind managerul de angajare.

1.4. Office Assistant raportează direct directorului general.

1.5. În activitățile sale este ghidat de către asistentul executiv:

- acte legislative;

- dispoziții privind organizarea unităților;

- Ordinea (ordine) conducerea organizației;

- materiale normative și metodologice pentru organizare de birou;

- această descriere de locuri de muncă.

1.6. asistent administrativ ar trebui să știe:

- structura de organizare, direcția activităților sale;

- numele conducătorii subdiviziunilor structurale, numele liderilor organizației-mamă, organizațiile partenere principale și conducerea acestora;

- standarde naționale de înregistrare a documentelor administrative;

- regulamente, instrucțiuni, și alte regulamente și reguli pentru păstrarea evidențelor;

- organizarea de lideri de muncă;

- regulile de funcționare a calculatorului și a altor echipamente de birou;

- Bazele de etică și estetică, regulile de comunicare de afaceri;

- Elementele de bază ale legislației muncii;

- normele și reglementările de protecție a muncii, siguranța, igiena industrială și protecția împotriva incendiilor;

- perspectivele de dezvoltare a organizației, activitatea financiară și economică.

1.6. Office Assistant trebuie să fie în măsură:

- compune scrisori de afaceri, proiecte, documente administrative, păstrează procese verbale ale ședințelor;

- utilizarea comunicațiilor și a tehnicilor de organizare;

- de lucru pe un computer într-un mediu Windows;

- folosesc internetul și e-mail;

- desfășura negocieri de afaceri.

1.7. În timpul absenței unui asistent administrativ (boală, concediu, etc.) va acționa în persoana sa numit prin ordin al directorului general, care dobândește drepturi și responsabilitate, în conformitate cu aceste instrucțiuni.

2.1. Pe asistentul administrativ responsabil pentru următoarele funcții:

- informații și servicii de referință organizarea și susținerea documentare a activităților sale;

- documentarea activităților organismelor consultative ale organizației;

- suport organizațional managementului;

- păstrarea dosarelor de personal și a dosarelor de personal * (1).

3.1. asistent administrativ este obligat:

- luând, în considerare, înregistrare a documentelor, monitorizarea performanței acestora pentru a se asigura stocarea adecvată a documentelor;

- controlează calitatea instruirii, corectă pregătirea, revizuirea și aprobarea documentelor care sunt transmise spre semnare conducerii organizației;

- controlează executarea documentelor și gestionarea comenzilor, să ia măsuri pentru a executarea la timp și de calitate a documentelor și a ordinelor;

- oferă o legătură operativă cu organizațiile din afara și persoanelor fizice cu privire la activitățile curente ale organizației;

- să efectueze primirea vizitatorilor;

- ca regia de către directorul general pentru a conduce pregătirea reuniunilor, clearance-ul și protocoalele de stocare;

- plumb HR outsourcing * (2), și anume:

a) să execute ordine de personal;

b) să efectueze carduri personale forma T-2;

c) să mențină înregistrările de muncă ale salariaților;

g) să execute contracte de muncă și modificări ale acestora;

e) să emită documente de călătorie;

e) umple foile de handicap;

g) menținerea pontaje;

h) să elibereze certificate de vechime și salariu;

- efectua tastarea și duplicarea de lucru;

- efectua o selecție anuală a documentelor pentru arhivare sau distrugere;

- executa instrucțiunile de management în cadrul competenței sale.

asistent administrativ are dreptul la:

4.1. Cerere de șefii de departamente ale materialelor necesare, precum și o explicație a motivului pentru sarcinile și instrucțiunile de ghidare nu au fost îndeplinite la timp.

4.2. Examinați documentele și să le trimită pe șefii și specialiștii organizației.

4.3. Cererea de interpreți documente de revizuire, preparate cu încălcarea regulilor stabilite pentru întocmirea și prezentarea lor.

4.4. Aderă documente privind activitățile de management din cadrul competenței sale.

4.5. Contribuie la conducerea de propuneri cu privire la modul de îmbunătățire a suportului de documentare a organizației și de a îmbunătăți metodele de lucru administrative.

4.6. Necesită de management pentru a crea condiții normale pentru îndeplinirea îndatoririlor oficiale și siguranța tuturor documentelor produse în activitatea organizației.

4.7. Lucrul cu documente care au clasificate drept „secrete comerciale“ sau „confidențial“.

4.8. Luați decizii în limitele competenței sale.

asistent administrativ este responsabil pentru:

5.1. calitatea necorespunzătoare a documentelor transmise spre semnare la conducerea organizației.

5.2. Neglijarea de înregistrare, gestionare și depozitare a documentelor.

5.3. Dezvăluirea informațiilor cu o ștampilă semnătură „Secret comercial“ sau „Confidențial“.

5.4. execuție sau Neclar prematură a sarcinilor descrise în această instrucțiune.

* (1) funcția de administrare a resurselor umane poate fi încredințată secretarului, în cazul în care organizația nu are un specialist cu personalul.

* (2) În cazul în care un asistent administrativ atribuit funcția de administrare de resurse umane.