Computerra cum să creați șabloane în cuvânt

muncă de rutină cu același tip de documente pot fi reduse la minimum, dacă forma acestora la șabloane Word. Faptul că ei arată ca și cum să le, ​​materialul nostru de astăzi creează.

Destul de des, în cursul activității, vom crea același tip de documente: acte, ordine, scrisori, contracte, documente de termen, etc. Toate aceste documente, de regulă, conțin un anumit text sau elemente grafice - titluri, detalii, logo-uri, blocuri de text, repetate de la document la documente.

Șablonul definește structura de bază a unui document și conține setările pentru documente, cum ar fi intrările AutoText, fonturi atribuite comenzi rapide de la tastatură, macro-uri, meniuri, aspectul paginii, formatare și stiluri. (De la Word Ajutor)

Aceasta rutina poate fi redusă la minimum, în cazul în care creați un document bazat pe un șablon. Uneori, chiar și șabloanele denumite în continuare „pește“. Cu toate acestea, indiferent de modul în care îl apelați și template-uri permit mai multe ori pentru a crește eficiența de lucru.

Un șablon poate fi creat în două moduri, bazat pe un document cu toate elementele prezente, sau pornind de la zero, inclusiv propriile elemente necesare pentru aceasta.

O să-ți spun cum să creați un șablon de la zero, și, astfel, va fi mai ușor de înțeles întregul proces, mai degrabă decât să modifice un fișier existent. De exemplu, vom crea un model simplu al unei scrisori oficiale. Nimic complicat despre asta, dacă urmați meu pas cu pas instrucțiunile.

1. Creați un document gol.

2. salvați-l imediat. Du-te la meniul "File" (Fișier), apoi faceți clic pe "Save As." (Save as.). "Salvarea unui document" caseta de dialog, în care trebuie să aleagă "File Type" (Salvare ca tip) de tip "Format document" (* .dot) (Format Document (* .dot).

directorul „Șabloane“, în care toate șabloanele sunt salvate în mod implicit pentru a fi deschis. Denumiți fișierul și faceți clic pe „Salvați“.

3. determina care elemente (text și grafică), iar în cazul în care acesta va fi amplasat în document.

De regulă, toate scrisorile oficiale conțin elemente, cum ar fi numele companiei, logo-ul, datele de contact. În textul scrisorii poate fi o referință politicos la scrisoarea destinatarului și, de fapt, chiar în textul scrisorii. La sfârșitul scrisorii este un titlu pentru post de șef al organizației cu semnătura sa. Să luăm ca bază, și ne place structura scrisorii.

4. Numele organizației, vom posta în partea de sus a documentului la centru. Pentru a face acest lucru, introduceți numele organizației noastre cu majuscule, de exemplu, Ltd. „White Nights“. Apăsați tasta Enter și a trece la o nouă linie.

5. Următoarele poate insera o linie de divizare. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe butonul „Desenează“ (desen). În partea de jos a butoanelor de control al panoului ecranului de desen. Suntem interesați de linie, astfel încât vom selecta butonul „Line“ (Linie). Cursorul mouse-ului se transformă într-o cruce.

Notă: poate fi necesar să fie introdus în așa-numita tesatura - punctate zona de inserare forme / modele. Pentru a introduce previziunea pentru a scăpa de pânză, du-te la „Tools“ (Instrumente) și selectați „Opțiuni“ (Opțiuni). Faceți clic pe tab-ul „General“ (General) și debifați opțiunea de a crea automat panza la inserarea AutoShapes (a crea în mod automat atunci când pânza de desen inserarea AutoShapes). Acum, faceți clic pe „OK“ și a închide fereastra „Options“ (Opțiuni).

6. Rezumând cursorul în forma unui pumnal la numele organizației și trage o linie chiar sub cursorul intermitent la marginea din dreapta a câmpului, făcând clic și menținând apăsat butonul stâng al mouse-ului. este tras linie.

7. Puteți lăsa linia așa cum este, dar vă poate da un aspect mai elegant. În acest scop, butonul de bara de instrumente de desen are un „tip de linie“ corespunzătoare (Stil linie). Click pe el și alege orice tip.

9. Acum formatați textul în conformitate cu ideile tale. Numele organizației, de exemplu, am selectat și l-au acordat stilul „rubrica 1“ (rubrica 1). Am nivelat, de asemenea, o lovitură de cap în mijloc și a făcut între litere interval subțire de cinci puncte.

Dimensiunea fontului textul de mai jos linia am redus la nouă puncte și nivelat pe centru. O mostră puteți vedea în imaginea de mai jos.

Astfel, am creat o constantă (neschimbat) din modelul nostru, așa-numitul „cap“. Acum, să trecem și de a crea un câmp în care va expune mai târziu datele.

Partea stângă a șablonului sub „capacul“ și faceți dublu clic pe mouse-ul și tastați numele orașului, cum ar fi Moscova. Apoi, pe partea opusă (dreapta) a șablonului din nou, dublu-click cu mouse-ul și plasați intermitent data insera cursorul. Pentru a face acest lucru:

2. bifați căsuța „Actualizare automată“ (Actualizare automată). Acum, când creați un document nou bazat pe acel șablon va fi data trebuie să fie indicată în conformitate cu ora curentă de pe computer.

3. Partea dreaptă a șablonului de mai jos data - indentat de la marginea din stânga de aproximativ 10 cm pe linia orizontala - dublu click de mouse. Blink cursorul, iar în acest moment vom introduce date înlocuitor destinatar al scrisorii.

4. În meniul "Insert" (Inserare), selectați "câmpul" comandă (Field). Aceasta va deschide o fereastră ca în imaginea de mai jos:

Strict vorbind, în „numele macro“ ar fi fost la punctul NoMacro (adică fără echipa macro), dar astfel nu este listat. Prin urmare, ne lăsăm așa cum este, cel puțin, nu am întâlnit nici o greșeală.

6. Obțineți câmpul cu textul nostru.

Dacă faci, acest câmp este afișat ca text simplu, fără umbrire, atunci am recomandăm să faceți este umbrirea. Acest lucru va permite să identificați cu ușurință mai târziu în documentul câmpurile obligatorii pentru introducerea datelor. Pentru a face acest lucru, du-te la „Tools“ (Instrumente) și selectați „Opțiuni“ (Opțiuni) și pe „View“ (vizualizare) în grupul „Display“ (Afișare), selectați dintr-o listă de nuanțări de câmp (umbrire Field) opțiune este întotdeauna (întotdeauna ).

Noi încă mai trebuie să introduceți un mesaj de bun venit la destinatarul scrisorii, el textul adresa și semnătura expeditorului de mai jos. Încercați-vă pentru a insera în șablonul dvs. domeniu, bazându-se pe indicațiile pe care de mai sus, și nu uitați să salvați modelul rezultat.

De exemplu, puteți să aruncați o privire la captura de ecran a șablonului, care sa dovedit la mine:

Acum, pentru a utiliza acest șablon pentru a crea o scrisoare, trebuie să mergeți la meniul „File“ (Fișier) și selectați „Create“ (Nou). Apare pe panoul de activitate din dreapta, în care aveți nevoie pentru a alege „Șabloane generale“ (pe computerul meu). Deschide o fereastră cu toate șabloanele disponibile. alegeți să configurați un șablon și faceți clic pe „OK“. Un nou document bazat pe șablonul dvs. vor fi descărcate în Word. Adăugați datele dvs. în câmpurile corespunzătoare și să se bucure de automatizare.