Cine sunt manageri de birou - Memo la angajator)))

Office manager - o poziție de conducere. Cel mai adesea, un manager de birou numit manager secretar sau de la birou. Acest lucru este greu de justificat, ca secretar și manager negat (sau aproape nici) de putere. Să ne amintim că toate mesajele care conțin în numele lor, managerul de cuvânt (manager engleza -. Managerul, manager, director) ar trebui oricum să dea angajatului cu guvernare.

În România, de stabilire pe un secretar sau administrator responsabilități ale managerului de birou a explicat, în plus față de diferitele caracteristici ale mentalității noastre (este bine cunoscut faptul că în perioada sovietică, analogul post a fost (a) un secretar cu „anumite puteri“ ale liderului lor - „mai mare“ a fost capului, „de mai sus „am avut autoritatea de a secretarului său), și, de asemenea, dorința angajatorilor de personal intern și la universalizarea economiilor în resurse umane. Dar, din moment ce acest post a venit la noi din străinătate, apoi, judecând după „acolo“ tendințele, această practică deja „pe moarte“.

Astfel, managerul de birou - unul dintre angajații senior, care raportează direct directorului. Principala sa misiune este organizarea și furnizarea de munca de birou. Un birou în acest caz, este o componentă separată a întreprinderii, pentru a efectua funcții administrative, concepute pentru a se adapta personalului administrativ și de a interacționa cu clienții. Prin urmare, în lista de office manager de taxe includ pe cele care asigură îndeplinirea funcțiilor menționate mai sus.

Acestea pot fi împărțite în cinci grupe:

1. Managementul. Aceste sarcini implică:

cladiri de birouri, structura organizatorică;

de planificare a lucrărilor de birou;

dezvoltarea și punerea în aplicare a culturii corporative în birou, în conformitate cu întreprinderea în ansamblu;

dialogul politic de dezvoltare cu clienții.

2. administrativ. În conformitate cu atribuțiile administrative sunt înțelese de birou Organizarea în clădirea de birouri a relației dintre unitățile structurale, „zonare“ de birou, etc.

3. Drepturile de uz casnic. Ei încep cu organizarea de achiziții de echipamente de birou, piese, consumabile, și să termin un echipament manual de instalare și setarea ei privind întreținerea, interoperabilitatea cu servire organizarea serviciului.

4. responsabilități de control. Aceasta presupune efectuarea de inventare și audituri de avere, certificarea personalului, organizarea raportării interne și punerea în aplicare a altor măsuri de control.

5. Raportarea. Acestea includ organizarea de raportare pentru conducerea superioară pentru controlul acestuia din urmă.

După cum se poate observa din taxele de mai sus, managerul de birou - un angajat, care determină dacă nu jumătate, care este destul de o mare parte a funcționării cu succes a biroului. Această poziție „cheie“, și de aceea cerințele pentru ea - a crescut (a se vedea „Date personale“ în secțiunea „Cerințe“ ale acestui articol.).

Trebuie să spun că toate cele de mai sus se aplică în primul rând la managerul de birou „ideal“ si destul de tipic pentru companiile mari.

În companiile mici, managerul de birou poate fi de nivel mediu manageri, având, pe de o parte, împodobite, în comparație cu cele de mai sus, autoritatea, iar pe de altă parte - opțional, nu este specific pentru sarcinile lor, cum ar fi: evidența directă (inclusiv inclusiv a resurselor umane), sau punerea în aplicare a funcțiilor managerului de resurse umane (cum ar fi căutarea necesare pentru profesioniști de birou, pentru a realiza interviuri preliminare, etc.). Uneori, managerul de birou atribuit chiar și responsabilități pentru gestionarea contabilitate primara - el trebuie să lucreze cu documente bancare, facturi, facturi, conturi de credit și comenzi, etc. Comercial de birou entități este adesea atribuită de a comunica cu clienții și coordonarea vânzărilor. Dar, din nou - toate pe dorința de universalizare a personalului, lipsa de înțelegere a naturii postului de muncă și de utilizare nu foarte fidelă a terminologiei.

În prezent, există un număr destul de diferite cursuri care oferă abilitățile și cunoștințele necesare pentru a îndeplini sarcinile de birou manager. Dar, practic, pentru această poziție sunt numiți persoane cu studii superioare incomplete sau studii superioare. Uneori, managerii de birou „cresc“ din administratorii de birou. Perspectiva creșterii a continuat în companii mari cu investiții străine - de la managerul de birou vice-presedinte de automatizare de management.

Sinteza responsabilităților atribuite unui manager de birou la firmele din Romania, ne permite să spunem că angajatul:

1. Organizarea structurii (zonare) de birou, pe baza sarcinilor atribuite de către mamă și profilul de orientare al întreprinderii.

3. Dezvoltă și programează de prevenire și de întreținere a echipamentelor, achizițiile periodice de consumabile, precum și procedura de eliminare și a scrie-off a echipamentelor, supradozare.

4. Asigură pregătirea și organizarea biroului (organizația gestionează locuri de muncă personal de birou, de birou organizează echipamente de testare pentru a determina pregătire pentru funcționare, verificați condițiile sanitare de muncă în spații de birouri (iluminat, ventilatie, temperatura, etc.).

5. Organizeaza utilizarea în echipamente de birou; monitorizează starea corespunzătoare a echipamentelor de birou, de comunicații de birou; oferă un link către organizațiile de service pentru întreținerea echipamentelor de birou (personal în curs de dezvoltare diagrama pentru depanarea echipamentelor de birou si a altor echipamente, specialiști de gardă pentru lucrările de reparații și alte tipuri de întreținere).

6. Aranjați pentru furnizarea valorilor de inventar necesare biroului (analizeze și să identifice nevoile de logistică și servicii de birou, elaborarea de planuri pentru rechizite de birou, consumabile, etc;. Verificări pentru materiale de birou și consumabile; analiza sugestii structura de stabilire a prețurilor, sistem de reducere permite plasarea comenzilor cu furnizorii, încheie contracte).

7. Stabilește procedura de obținere a obiectelor de inventar, organizează plățile pentru livrarea lor, stabilește o putere de avocat.

8. Organizeaza de lucru privind menținerea bugetului pentru cheltuielile de birou, optimizarea costurilor economice directe și indirecte.

9. oferă spațiu de stocare a obiectelor de inventar (rechizite de birou, consumabile, etc.) necesare pentru munca de birou, organizarea de înregistrare și eliberarea obiectelor și a mijloacelor de personal de birou de muncă.

10. Organizează activitatea managementului inventarului de birou.

11. Coordonate locul de muncă privind ținerea evidențelor (executarea, înregistrarea, stocarea și trecerea documentelor, în conformitate cu standardul de birou); organizarea fluxului de lucru de birou.

12. organizează primirea și distribuirea corespondenței de afaceri (înregistrarea și procesarea corespondenței de intrare și ieșire), se află în corespondența atribuțiilor sale de afaceri.

de întâlnire, recepție, înregistrare și serviciile solicitate de vizitatori, vizitatori, delegații, clienți și parteneri;
Primirea unei cărți de vizită, o analiză a conținutului acestora, depozitarea acestora;
furnizarea de material tehnic al negocierilor, prezentări, întâlniri, conferințe, seminarii și alte evenimente.
14. organizează și desfășoară negocieri de afaceri (intalniri de afaceri de planificare, determină linia de negocieri de afaceri, gestionează negocierile în conformitate cu normele de etichetă și protocol, organizează negocieri documentare, analizează rezultatele întâlnirilor de afaceri).

15. Supraveghează lucrătorilor birou: taxe între ele distribuie; Ea aduce în atenția angajaților și a locurilor de muncă adoptate în ceea ce privește decizia lor; determină gradul de responsabilitate al angajaților; elaborează standardele de criterii de performanță și de evaluare a performanței; analizează eficiența activității; supraveghează punerea în aplicare a deciziilor.

17. Supraveghează disciplina de lucru al biroului (din activitatea de zi cu zi de birou, supraveghează executarea acesteia, ține o evidență a încălcărilor, analizează cauzele de încălcări și să ia măsuri pentru a preveni încălcări ale reglementărilor de muncă de birou și a disciplinei muncii) lucrătorilor.

18. Atribuie lucrătorilor care poartă răspundere materială pentru transferarea efectua sarcini de lucru bunuri materiale; determină schema de transmitere a bunurilor materiale de la un material la o altă persoană responsabilă.

19. prevede că angajații regulilor și normelor de conduită corporativă.

20. Elaborarea și implementarea unui sistem de motivare și a lucrătorilor de birou disciplinare, monitorizează implementarea materiale și morale stimulente pentru angajații sistemului de birou.

21. Are biroul lucrătorilor ajuta la soluționarea care apar în cursul problemelor, să ia măsuri de prevenire a conflictelor.

22. coordonează activitatea biroului să se pregătească pentru închiderea (locuri de muncă în afara dereticare echipamentelor de birou, inclusiv iluminatul, activarea sistemelor de alarmă, etc.) și pregătirile pentru noua zi lucrătoare.

23. Oferă o interacțiune de birou cu alte subdiviziuni structurale ale întreprinderii.

24. Organizat în comun cu activitatea Serviciului de Securitate cu privire la planificarea și punerea în aplicare a măsurilor pentru menținerea securității informațiilor intra-mode și.

25. Supraveghează pregătirea de rapoarte pentru un control superior.

Cunoștințe: scopul și munca sarcinilor de birou, principiile de zonare sale; echipamente de structură și de birou; normele de utilizare a echipamentelor de birou; fundamente ale managementului; domenii de activitate și tipuri de responsabilitate a lucrătorilor de birou; principiile de organizare a rechizitelor de birou; metode de planificare strategică; obiective, mijloace și metode de măsuri de control; Tehnici motivaționale și strategii motivaționale; bazele psihologiei; eticheta de afaceri; standarde fundații fluxuri de lucru și de gestionare a înregistrărilor; baze de etică și estetică; elementele de bază ale dreptului muncii; reguli de lucru; normele și reglementările de protecție a muncii, siguranța, igiena industrială și protecția împotriva incendiilor; elementele de bază de contabilitate și raportare.

Vechimea și experiență. Candidații pentru funcția de manager de birou la nivel înalt în companii mari, de regulă, experiență de muncă necesară de cel puțin 3 ani în funcții de conducere. companiile medii și mici reduc, de obicei, „bara“ de până la 1 an, și chiar nu necesită experiență de conducere.

Caracteristici personale. Varsta - de obicei, de 25 de ani și peste. Solicitantul pentru funcția de manager de birou trebuie să aibă cunoștințe; au un grad ridicat de auto-organizare, bune abilități de organizare, comunicare orală și scrisă; au o mare rezistență la stres; să fie în măsură să conducă personalul în situațiile „problema“.

Altele. întreprinderile individuale sunt dispuși să managerul de birou au știut nimic limbi străine.

Învățământul superior, de preferință - economice. cursuri de formare Bine ai venit, inclusiv - profil.

garanțiile generale prevăzute de legislația muncii.

Principalul instrument juridic

Contract de muncă și descrierea de locuri de muncă.

Nivelul de încărcare determinat de mărimea companiei, care operează managerul de birou, precum și cele la care link-ul (cea mai mare, de mijloc sau de jos) este angajat în conformitate cu întreprinderea de personal.